Umum

Katalog Material adalah suatu sistem penomoran material/barang/sparepart (selanjutnya kita sebut sebagai “material”) pada suatu perusahaan yang mengelola material dalam jumlah banyak dan bervariasi. Katalog ditentukan berdasarkan kesepakatan atau konvensi, baik yang mengacu kepada Internasional Rule (seperti Standard NATO) ataupun Local Rule (sesuai kebutuhan perusahaan).

Fungsi Katalog ini terutama untuk menghindari duplikasi dalam penyebutan suatu jenis material yang akan berakibat ketidak-akuratan dalam mengelola inventory. Sebagai contoh misalnya di gudang A tercatat ada stock 10 bh pensil dan di gudang B ada 10 bh potlot, maka didalam sistem inventory akan tercatat ada 2 jenis material bernama pensil dan potlot, padahal barangnya sama saja. Begitu pula di PLN, ada stock material bernama “traverse” dan ada lagi bernama “cross-arm”. Keadaan ini secara konsolidasi akan tercatat sebagai 2 jenis material yang berbeda.

Kilas Balik

Bagaimana dengan PLN? Kapan terakhir kali anda menuliskan nomer Normalisasi disamping nama barang yang anda catat? Rasanya sudah lama kita tidak pernah berbicara tentang Normalisasi Material. Petunjuk tentang Normalisasi ini dulu dipegang oleh LMK, itupun tidak ter-up-date dengan baik sehingga banyak rekan-rekan di Unit yang memakai Nomer Normalisasi Material yang bersifat sementara karena kehilangan guide. Nomer sementara tersebut akhirnya menjadi semen-tahun. Bagi rekan-rekan pegawai PLN yang berkecimpung dibidang logistik/pergudangan dan yang sudah berkenalan dengan proses bisnis e-Procurement tahu persis betapa repotnya menuliskan nomer Normalisasi ataupun Nomer Katalog.

Kondisi semacam ini tentunya tidak pas untuk suatu perusahaan sebesar PLN yang asset-nya terbesar di seluruh Indonesia di antara BUMN yang ada. Kita akan merasakan bahwa Katalog merupakan suatu kebutuhan kalau kita bercita-cita untuk menuju ke optimum inventory atau bahkan zero inventory.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Pada saat ini PT PLN (Persero) sedang mulai membangun Enterprise Resource Planning (ERP) dengan biaya dari Loan World Bank (Bank Dunia). Pelaksanaan ERP ini merupakan bagian dari IT Master Plan PLN untuk menuju ke arah pengelolaan perusahaan kelas dunia, Industry Best Practice (IBP).

Salah satu modul yang diterapkan di PLN adalah modul Material Management, di mana saat ini sudah dilaksanakan di 3 Unit Pilot yaitu P3B Jawa-Bali, Distribusi DKI Jaya & Tangerang, Distribusi Bali dan PLN Kantor Pusat. Roll-out untuk pengembangan ERP telah dilaksanakan di 3 Unit Distribusi Jawa – Bali. Dengan demikian seluruh Unit Distribusi di Jawa – Bali telah go-live menerapkan ERP di dalam sistem pengelolaan materialnya.

Pada saat penyusunan perancangan kemampuan sistem ERP/SAP dan implementasinya munculah keputusan dari implementor untuk membenahi dan me-review Katalog Material sebagai dasar inputan ke dalam ERP/SAP, sekaligus sebagai rujukan untuk integrasi data antara ERP/SAP dan e-Proc PLN yang masih memakai versi Normalisasi (8 digit). Dengan demikian data di sistem e-Proc telah terintegrasi penuh dengan sistem ERP/SAP (tentunya setelah dilakukan data-cleansing), untuk selanjutnya e-Proc yang sudah go-live di seluruh unit PLN tetap eksist bersama ERP/SAP yang baru go-live di sistem Jawa – Bali. Selanjutnya Nomer Katalog ini akan dipakai di seluruh Unit PT PLN (Persero) menggantikan Normalisasi terdahulu.

Kataloging Material Bidang Transmisi dan Distribusi

Material dikelompokkan kedalam 9 kelompok, yaitu Kelompok:

  • 01. Transformer;
  • 02. Switch Gear;
  • 03. Net Work (Trans & Dist);
  • 04. Common Facility;
  • 05. Tele Information Data;
  • 06. Information Technology;
  • 07. Tools;
  • 08. Fuel & Lube;
  • 09. Non-Stock (Offices)

Masing-masing kelompok tersebut dibagi lagi kedalam 96 Sub-Kelompok.

Pola penomoran Katalog Material:

Dilakukan sepanjang 10 digits, dan terbagi dalam 4 bagian:

  1. Digits 1 – 2 menyatakan Status material
    00 – Stock (PDP – Investasi)
    10 – Cadang (Pemeliharaan)
    20 – Bill of Material (disisihkan siap dipasang)
    30 – Non-Stock (disisihkan untuk dibursakan/dikirim ke gudang lain)
  2. Digits 3 – 4 menyatakan Kelompok material
  3. Digits 5 – 6 menyatakan Sub-Kelompok material
  4. Digits 7 – 10 menyatakan Nomor Urut setiap sub-kelompok material

1   2   3   4   5   6   7   8   9   0

Pola Penamaan Katalog Material:

Nama ditulis sesuai konvensi a.l. sebagai berikut:
Battery: Item Name; Type; Jenis Plate; Jenis Casing; Tag per Cell; Kapasitas

Contoh: Battery; Basa; Pocket; Plastic; 1.2 V; 59 Ah

Nomor Katalog sesuai tabel konvensi : 00 04 01 0009
CB: Item Name; Jenis; Teg; Arus; Braking Cap; Jenis Mekanik; Mode Opr; Media

Contoh: CB; K; 150KV; 3150A; 50 KA; HYD-Spring; 3P; SF6

Nomor Katalog sesuai tabel konvensi : 01 02 01 0019

Untuk dapat menuliskan Nama Katalog Material telah dibakukan Singkatan Nama dalam bahasa Inggris dan Indonesia. Sebagai contoh untuk CB diatas dibaca:
Circuit Braker; Konvensional; 150 Kilo Volt; 3150 Ampere; Hydraulic-Spring; 3 Phase; Gas Sulphur Hexa Florida.

Status material : Material Pemeliharaan (kode 01 diawal nomor katalog).

Penutup

Saat ini program ERP/SAP tersebut direncanakan untuk di roll-out ke seluruh Unit PLN dengan agenda utama tahun 2009 bisa roll-out ke Unit-unit di Sumatera. Untuk itu pemahaman tentang Cataloging ini perlu disosialisasikan sejak dini sambil menyiapkan Keputusan Direksi agar dapat dipakai diseluruh unit PLN. Nomer dan Nama Katalog yang lengkap saat ini telah tersusun dan terbuka luas untuk penambahan Katalog yang akan datang sesuai dengan perkembangan teknologi. Bahkan PLN Distribusi Bali telah membuat buku khusus tentang Katalog Material pada thn 2006.

Dengan ditetapkannya pola penyusunan Katalog Material PLN maka diharapkan duplikasi yang selama ini sering terjadi akan bisa dikurangi sekecil mungkin karena memberikan jaminan 100% juga tidak mungkin. Untuk itu dituntut kerjasama semua lini di PLN dalam menerapkan Cataloging. Bersama Kita Bisa, kata para politikus.

Bagaimana dengan Bidang Pembangkitan? PLN memiliki sedemikian banyak jenis mesin pembangkit dari berbagai merk, jenis, type, daya serta tahun produk. Merupakan kerja yang lebih ekstra keras apabila kita akan mewujudkan katalog di Bidang Pembangkitan. Beberapa Unit (Kit Sumbagut dan Sumbagsel) dan Anak Perusahaan (IP dan PJB) telah melakukan hal itu, tapi apakah sudah terkoordinasi atau belum, penulis belum mendapatkan info.

Sebelum saya sebarkan ke media yang lain tulisan ini saya dedikasikan pertama kali buat Majalah Terang Suluttenggo yang setiap edisinya selalu saya terima. Mudah-mudahan bermanfaat : Scripta Manent, Verba Volent.

BIOGRAFI:
Ismail Dwi Asmara (Team Leader Material Management ??” ERP PLN Pusat) adalah S1-Sipil Undip. Tour of Duty di PLN dimulai 1980 di Proyek PLTU Semarang 3, PLTU Bukit Asam 1 & 2, Perencanaan Sipil dan Kepala Kontrol Intern di Pikitring Sumbagsel, Kepala Staff Teknik Pikitdro Jabar, Kepala Dinas Perbekalan Proyek PLN Pusat, Ketua Tim PDP PLN Pusat, Anggota KPUB Dist Jateng & DIY, Anggota KPUB Dist Jabar & Banten dan saat ini sebagai Kepala Bidang Assesment dan Monitoring Satuan Manajemen Risiko PLN Pusat.
Terlibat aktif dalam Tim : EDP, e-Proc, Pengelola Web dan ERP.